La documentación empresarial forma parte del core business, ya que se considera una parte fundamental del desarrollo del negocio. Existe en la actualidad multitud de formas de organizar de una manera adecuada toda la documentación, aunque lo cierto es que en raras ocasiones se realiza. Entre los beneficios de la documentación podemos enumerar algunos según su importancia y legalidad. En este artículo vamos a partir de supuestos que pueden darse que obedecen al día a día del desarrollo empresarial y puede afectar seriamente a nuestro negocio.
En este sentido, cabe destacar como primer punto de partida el supuesto de pérdida o deterioro de documentos relacionados con un cliente puede acarrear problemas legales relacionados con indemnizaciones en caso de incumplimiento. Este tipo de documentación no sólo debe guardarse en un lugar seguro durante la fecha de duración del ejercicio con el cliente, sino también después durante el tiempo legalmente establecido para reclamaciones. También es importante destacar los supuestos legales, que establecen un número de años para guardar los impresos de las obligaciones fiscales, que variarán según el territorio donde nos encontremos.
Dicho esto, podemos enumerar ya una serie de ventajas que pueden ser de especial importancia para nuestra empresa en materia de guardar la documentación:
- Fácil acceso: de nada sirve una documentación si esta no guarda una cierta coherencia que nos permita acceder de una manera rápida. La documentación debe guardar un acceso simple, lógico y coherente que nos permita localizarla de una manera rápida y directa.
- Cumplimiento legal: como se ha enumerado, es necesario que toda la documentación sea guardada según nuestro fisco establezca un determinado número de años.-
- Prevenir incidencias: como también se ha comentado, existen posibles incidencias que pueden darse con nuestros clientes por muy diversos motivos.
- Consulta: relacionado con el fácil acceso, la consulta de la documentación presenta un beneficio relacionado a la hora de presupuestar y repetir trabajo que haya sido realizado con anterioridad.
Es por tanto prioritario tener un gestor documental de manera interna o externa a la empresa que facilite el trabajo en este ámbito y prevenir posibles conflictos relacionados por la mala gestión. Una tarea prioritaria a realizar en las primeras fases de vida de la empresa, puesto que en caso de demora, pueden aparecer de manera repentina alguno de los problemas de los que hemos hablado en este artículo.
