Ser más productivo en el lugar de trabajo implica intentar ser el mejor en lo que haces: metódico, sistemático, organizado, tener capacidad para priorizar, trabajar de manera más inteligente y hacer lo que tienes que hacer en el momento oportuno. Cuando trabajas de forma eficiente, puedes hacer mejor tu trabajo en menos tiempo o dentro del tiempo disponible para realizar una tarea específica. Los trucos para mejorar la productividad en el trabajo que te proponemos a continuación te ayudarán a aumentar tu rendimiento y lograr mejores resultados.
Adopta una mentalidad de productividad
El primer paso para mejorar la productividad en el trabajo es decidir ser más productivo de lo que eres en la actualidad. Autoevalúate y hazte dos preguntas importantes: ¿cuál es mi nivel actual de rendimiento y a qué nivel quiero llegar? Para alcanzarlo, identifica los factores que han obstaculizado tu productividad hasta ahora e intenta resolverlos.
Los grandes obstáculos que imposibilidad mejorar la productividad en el trabajo son:
- Subestimar el tiempo necesario para llevar a cabo las tareas.
- Sobrecargar tu lista de tareas pendientes o intentar hacer demasiadas cosas en un día.
- Procrastinar, ser desorganizado y tener interrupciones frecuentes.
Tu eficiencia y rendimiento en el trabajo pueden ayudarte a avanzar profesionalmente o, incluso, encontrar un trabajo con mejores condiciones.
Prepara una lista de tareas pendientes
Al final de cada día, tómate unos minutos para preparar una lista de tareas para el día siguiente. Crea una hoja de ruta para lo que quieres hacer o lograr a diario:
- Anota en cuánto tiempo debes hacer cada tarea y a qué hora quieres realizarla. Apuntar todo lo que necesitas hacer te ayuda a administrar tu tiempo y evita que te olvides de hacer una tarea importante.
- Al comienzo de cada día, repasa tu lista para refrescar tu memoria. Además, mira la lista de tareas a intervalos específicos a lo largo del día para asegurarte de que todo está en orden.
- Marca, tacha o elimina las tareas cuando las completes.
- Al final del día, vuelve a echar un vistazo a tu lista de tareas pendientes eliminando las completadas y añadiendo las nuevas para la siguiente jornada laboral.
- Si no puedes preparar tu lista de tareas pendientes al final del día, también puedes hacerla a primera hora de la mañana cuando llegues al trabajo.
Prioriza tus tareas
El siguiente paso lógico después de preparar una lista de tareas pendientes es priorizar las tareas. La priorización se puede basar en criterios específicos como la urgencia, la importancia y el flujo de trabajo en caso de que un equipo no pueda comenzar con sus tareas hasta que otro departamento termine su parte.
Puede ser un reto decidir cómo, cuándo y qué priorizar porque todo parece urgente con múltiples fechas límites. Aún más complicado cuando se hacen malabarismos con las prioridades del equipo porque los miembros individuales del departamento no solo tienen que priorizar su trabajo individual, sino también equilibrar las prioridades del equipo.
Una buena forma de priorizar es identificar qué se debe hacer lo antes posible, quién, para cuándo, qué recursos están disponibles y cuál es el valor de realizar la tarea.
Crea bloques de trabajo para mejorar la productividad en el trabajo
Un método simple para asegurarte de tener tiempo de calidad para trabajar en tus tareas es programar bloques de trabajo en tu calendario. De este modo otras personas no pueden programar otras actividades para ti, como reuniones.
Reservar espacios de trabajo en tu calendario te ayuda a proteger tu tiempo, te libera para que puedas concentrarte en tus proyectos y controlar tu jornada laboral en lugar de reaccionar a lo que otros programan para ti.
Cuando programes tu tiempo de trabajo en tu calendario, calcula cuánto tiempo llevará realizar una tarea y anota la tarea específica en la que quieres trabajar durante ese período de tiempo.
Divide las grandes tareas en componentes más pequeños
Cuando tienes un gran proyecto o tarea que hacer, puede ser abrumador pensar en cómo hacerlo. Esto incluso podría causar inercia y provocar postergaciones o retrasos al empezar a trabajar. Una estrategia eficaz es dividir una gran tarea en actividades más pequeñas que se puedan manejar una por una.
Al gestionar un conjunto de pequeñas actividades, finalizar una tarea más grande o proyecto resulta más fácil. Por ejemplo, dividir un informe en pequeñas subsecciones, luego completar un apartado cada vez y, finalmente, acabar todo el informe.
Establece fechas límite más tempranas para mejorar la productividad en el trabajo
Adelanta tus plazos personales para acabar tus tareas pendientes antes de los plazos reales. En otras palabras, crea tus propias fechas límite anticipadas. Cuando cumples con los plazos iniciales y los superas, ayudará a reducir el estrés y te da más tranquilidad.
De manera similar, aumenta tu confianza. Cuanto más y mejor cumplas con los plazos, más aumentará tu seguridad en el cumplimiento de los plazos siguientes.
Completar las tareas antes de las fechas límite te da tiempo de sobra para revisar tu trabajo, corregir errores, enviar o proporcionar resultados de buena calidad y disponer de más tiempo para pasar a otros proyectos.
Además, cuando cumplas constantemente los plazos, tus jefes y compañeros creerán en ti y tendrán más confianza para contar contigo y buscar tu apoyo.
Supervisa y/o mide tu progreso con regularidad
Realiza un seguimiento activo de tu productividad midiendo tu rendimiento en períodos específicos. El seguimiento de tu progreso te ayudará a saber si te estás acercando o no a tus metas y objetivos. Elige intervalos específicos en los que puedas mirar hacia atrás y ver lo lejos que has llegado y cuánto te queda por recorrer. Puedes medir tus metas diarias, semanales, mensuales, trimestrales o anuales.
Piensa también en los retos, fracasos y éxitos que has logrado a lo largo del camino para invitarte a la autorreflexión y pensar en cómo mejorar la productividad en el trabajo.
Como mínimo, es una buena idea realizar un seguimiento de tu progreso laboral semanalmente. Revisa lo que has logrado durante la semana, haz las correcciones o ajustes necesarios de tus métodos, tácticas o estrategias, y avanza para comenzar la semana siguiente con un enfoque y energía renovados.
Establece una rutina diaria
Puedes pensar en una rutina similar a preparar una receta. La primera vez que preparas una receta, puede ser un éxito o un fracaso. Tus resultados reales pueden o no ser similares al resultado esperado; sin embargo, cuanto más practiques trabajando en la receta, mejor la harás.
Con el tiempo, realiza mejoras hasta llegar a un punto en el que incluso puedes hacer uso de tu creatividad para transformar personalizar aún más tu trabajo y llevar a cabo tareas de una forma única y original.
Del mismo modo, el proceso de hacer y seguir una rutina diaria comienza identificando lo que deseas hacer en un día en particular y siguiendo una serie de pasos durante toda la jornada laboral.
Sigue repitiendo el mismo patrón todos los días mientras realizas mejoras, correcciones y ajustes a lo largo del camino o te adaptas según las circunstancias.
Toma descansos cortos para mejorar la productividad en el trabajo
Una forma eficaz de aumentar tu productividad en el trabajo es tomando pequeños descansos. Como mínimo, intenta tomar al menos dos pequeños descansos durante el día, excluyendo el almuerzo, es decir, un breve descanso por la mañana y otro por la tarde.
Los descansos breves te ayudan a recargarte, revitalizarte, aumentar tu concentración, relajarte, romper la monotonía, reducir el aburrimiento, aumentar la motivación y la productividad y a reducir los errores por fatiga o agotamiento.
Las cosas que puedes hacer durante los descansos son caminar, subir y bajar un tramo de escaleras, tomar café o té, levantarte de la silla y dar un paseo, charlar con un compañero, escuchar música, ponerte al día con las noticias, leer el correo electrónico personal o descansar para ir al baño.
Evita distracciones y pérdidas de tiempo
Las distracciones abundan en la oficina y consumen un tiempo valioso que podrías dedicar a llevar a cabo tus tareas, ya que después de una interrupción, necesitarás tiempo para volver a concentrarte.
Algunas de las distracciones típicas que surgen en el lugar de trabajo son: usar las redes sociales, las alertas por correo electrónico y mensajes, hacer llamadas telefónicas personales y las reuniones innecesarias.
El primer paso para combatir las distracciones y mejorar la productividad en el trabajo es identificar a cuáles sucumbes. Una vez que analices estos obstáculos, el siguiente paso es desarrollar metódicamente tu tolerancia para que puedas ignorar o eliminar la distracción.
Apaga tu teléfono o ponlo en silencio, y revisa tus mensajes durante los descansos que te hayas programado. Lo ideal es seguir estrictamente tu lista de tareas pendientes y mantenerte concentrado en la tarea.
