La gestión de los riesgos es una necesidad en toda empresa, y este artículo se concentrará en las mejores herramientas para gestión del riesgo. La gestión de riesgos es tan importante como la planificación para asegurarse de que un proyecto llegue a tiempo, dentro del presupuesto y con calidad. Cuan mejor identifique y responda un director de proyecto al riesgo, mejor será el resultado. Por eso nunca hay suficientes herramientas de gestión de riesgos para tener a tu disposición cuando planificas un proyecto.
¿Qué es un riesgo?
Un riesgo es un evento que puede ocurrir en el futuro y que puede impactar en la planificación, tarea u objetivos del proyecto. El impacto en el proyecto puede ser positivo o negativo, no siempre necesariamente negativo. Cuando el impacto es positivo, el riesgo tiene que ser usado como una ventaja. La evaluación de los riesgos por adelantado nos da una ventaja para dirigir el proyecto sin problemas, erradicando todas las sorpresas inciertas que puedan ocurrir en la última fase del proyecto. La evaluación de un riesgo puede hacerse cualitativamente o cuantitativamente.
Las mejores herramientas para gestión del riesgo
Veremos las mejores herramientas para la gestión del riesgo que utilizan los directores de proyectos profesionales para gestionar sus proyectos frente a los inevitables riesgos, problemas y cambios.
1. Matriz DOFA
DOFA significa debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Esta es una herramienta para ayudar a identificar los riesgos. Para aplicar esta herramienta, hay que recorrer el acrónimo.
Empieza con las fortalezas y determina cuáles están relacionadas con el proyecto (aunque esto también puede funcionar a nivel de la organización). Luego, haz una lista de las debilidades o cosas que podrían mejorarse o que faltan en el proyecto. Aquí es donde la probabilidad de un riesgo negativo aumentará, mientras que el riesgo positivo proviene de la identificación de los puntos fuertes. Las oportunidades son otra forma de referirse a los riesgos positivos y las amenazas son riesgos negativos.
Cuando recojas el DOFA, ilustra tus hallazgos en una cuadrícula de cuatro cuadros. La parte superior del cuadrado tiene fortalezas a la izquierda y debilidades a la derecha. Abajo están las oportunidades a la izquierda y las amenazas a la derecha. El lado izquierdo es útil para lograr el objetivo del proyecto y los del lado derecho son perjudiciales para lograr el objetivo del proyecto. Esto permite el análisis y las referencias.
2. Evaluación de la calidad de los datos de riesgo
Se cotejan los datos de los riesgos identificados. El director del proyecto tratará de encontrar la precisión de los datos que deben ser analizados para completar el análisis cualitativo de los riesgos. Para cada uno de los riesgos enumerados, la evaluación de la calidad de los datos sobre el riesgo requiere que el director del proyecto determine el grado de comprensión del riesgo, reúna los datos disponibles, la calidad y la fiabilidad de esos datos y su integridad. Solo examinando estos parámetros del riesgo se puede llegar a una evaluación precisa.
Con la herramienta de evaluación de la calidad de los datos de riesgo, los directores de proyectos utilizan datos que han sido cotejados para los riesgos que han identificado. Esto se utiliza para luego encontrar el nivel en que la información sobre el riesgo es pertinente para el administrador del proyecto. Ayuda al director del proyecto a comprender la exactitud, fiabilidad, calidad e integridad del riesgo en relación con los datos reunidos sobre él.
Para cada riesgo, en la evaluación de la calidad de los datos de riesgo, el director del proyecto debe determinar:
- El grado de comprensión del riesgo
- Datos disponibles
- Calidad y fiabilidad de los datos
- Integridad de los datos
3. Matriz de probabilidad e impacto
Otra gran herramienta para la gestión del riesgo es la matriz de probabilidad e impacto. Esta matriz ayuda a identificar los riesgos que requieren una respuesta inmediata. La matriz puede ser personalizada según las necesidades del proyecto. La mayoría de las empresas disponen de una plantilla normalizada para esta matriz y los directores de proyectos podrían aprovechar también esas plantillas. El uso de la matriz estandarizada hace que la lista sea más repetible entre los proyectos.
Ayuda a priorizar el riesgo, lo cual es importante, ya que no se quiere perder tiempo persiguiendo un pequeño riesgo y agotar los recursos. Esta técnica combina las puntuaciones de probabilidad e impacto de los riesgos individuales y luego los clasifica en función de su gravedad. De esta manera, cada riesgo se entiende en el contexto del proyecto más grande, de modo que si uno ocurre, hay un plan para responder o no.
Conclusión
Para nosotros estas son las principales herramientas de gestión del riesgo. Esto puede diferir según la industria, el uso y las operaciones. Los mejores directores de proyectos identifican, evalúan y responden a los riesgos. Y regularmente realizan las actividades de control para mantener el proyecto sano. Ten en cuenta que no puedes controlar los riesgos hasta que no los identifiques primero.
