Llevar bien la contabilidad de tu negocio es una tarea que, a simple vista, puede parecer básica, pero para algunas personas puede resultar algo tediosa. Para que te sea más fácil, vamos a decirte 6 trucos que pueden ayudarte en tu día a día para llevar los números de tu empresa.
Cómo llevar bien la contabilidad de tu negocio
1. Anotar bien todos los gastos
Quizá puede parecer algo sencillo pero cuando se trabaja con mucha gente en una empresa, los tíquets de gastos pueden ser un descontrol si tienes que guardarlos y enviárselos a la persona encargada de nuestra contabilidad. Lo ideal en estos casos es utilizar una aplicación para la gestión de notas de gastos para tenerlo todo organizado en un solo lugar. Ahorrarás tiempo a la hora de recopilar toda la información y la persona encargada de la contabilidad podrá organizarlo todo mucho mejor.
2. Llevar todos los números al día
Para mucha gente la contabilidad es algo que se debe presentar cada trimestre y que durante el resto del año no existe. Llevar la contabilidad de tu negocio al día te servirá para saber exactamente siempre que liquidez tienes, detectar si en algún momento te pasas de los presupuestos marcados y saber si puedes hacer frente a futuros pagos.
Además, de esta manera tendrás organizados todos los documentos y evitarás perderlos o acumularlos por duplicado. Solo así lograrás tener una contabilidad transparente y fiable.
3. Asesórate por un experto
Desde fuera puede parecerte muy fácil eso de apuntar los números y rellenar unos documentos cuando llega la fecha. Dejar la contabilidad en manos de profesionales puede ahorrarte muchos quebraderos de cabeza y hacer que duermas más tranquilo, ya que si Hacienda se pone en contacto contigo pero tienes los deberes bien hechos, no tendrás que pagar multas.
4. Utiliza un programa de contabilidad adecuado
Si tienes pocos movimientos necesitarás solo una hoja de cálculo para llevar tu contabilidad y una plantilla para emitir facturas. En cambio, si tienes muchos clientes y tienes que gestionar sus datos, mercancías, agendas y demás, lo mejor es usar un programa de contabilidad que se ajuste a tus necesidades.
En el mercado hay un sinfín de programas de contabilidad que permiten hacer e implementar numerosas tareas. Eso sí, debes pensar bien qué es lo que necesitas y buscar una herramienta que se adapte a tus necesidades para no pagar más de la cuenta por un servicio que no vas a aprovechar.
5. Estar al día de todas las normativas
Aunque para llevar bien la contabilidad de tu negocio te dejes asesorar por expertos, debes estar informado de todas las novedades que puedan estar relacionadas con tu actividad y tener unos conocimientos mínimos sobre la salud de los números de tu negocio.
Hablar con gente del sector, leer medios especializados o estar suscrito a una newsletter puede ayudarte a estar siempre informado y ahorrar dinero sabiendo exactamente que debes aplicar a tu empresa.
6. Ten copias de todos tus archivos
Según la normativa vigente debes guardar todos tus documentos durante 6 años. En la época en que todo se guardaba en archivos físicos era complicado que algo desapareciera, a menos que alguien lo guardara en un sitio equivocado o lo hiciera desaparecer expresamente. La digitalización ha hecho que todo ocupe mucho menos espacio y sea más rápido acceder a cierta información pero, por contra, el peligro de que un archivo se corrompa, se borre o se pierda porque se estropea el ordenador es grande.
Siempre debes tener una o varias copias de seguridad de tu contabilidad. Utiliza memorias USB externas, servidores externos o copias en la nube.
Y estos son los consejos para llevar bien la contabilidad de tu negocio y evitar errores y sorpresas desagradables.
