El día tiene 24 horas y, a muchos, les parecen insuficientes. La jornada laboral es de 8 horas que, en ocasiones, parecen pocas. Ya sea por factores externos y ajenos a nosotros, o porque seamos unos procrastinadores en potencia, no podemos evitar encontrarnos con ladrones de tiempo en el trabajo. Te invitamos a conocerlos y te damos unas pautas para combatirlos.
Ladrones de tiempo en el trabajo: descubre a tu enemigo
Si los ladrones de tiempo en el trabajo entran a nuestras vidas podemos despedirnos de nuestra productividad, rendimiento y eficiencia. Es muy importante aprender a distinguir y reconocer a estos grandes rivales para gestionar de forma adecuada nuestra jornada y trabajar en condiciones.
Los ladrones de tiempo no están solo en la oficina, proliferan también en el teletrabajo. Incluso, podemos decir que, trabajar desde casa, aunque tiene sus múltiples ventajas también es todo un reto. Se necesita mucha fuerza de voluntad para sentarse a la mesa, todos los días, a una hora en concreto y atender llamadas, correos electrónicos, etcétera. Si aprendemos a gestionar a estos ladrones de tiempo podremos cumplir nuestros objetivos, no solo laborales sino personales.
¿El tiempo es un ladrón?
La pregunta del millón. ¿No son suficientes las 8 horas de jornada al día? Muchas veces el problema es la forma en la que gestionamos nuestro tiempo. ¿Estás empleándolo de manera adecuada? ¿Eres de las personas que trabaja organizando su día a día, minuto a minuto? Resulta bastante difícil seguir un horario de trabajo estricto, básicamente porque es imposible. Pero, en el otro lado de la balanza, tenemos a las personas que no se organizan en absoluto.
Aquí lo importante no es saber si llevas una agenda rigurosa o no, sino si cumples o no con tus labores al final de la jornada. Si aprovechas cada minuto no solo para hacer tu trabajo, sino para tomarte también algún pequeño descanso; o si, por el contrario, eres de las personas que no paran de trabajar, apenas se toman descansos y, al concluir las 8 horas de trabajo no logran bajar la pila de papeles ni han cumplido con sus objetivos.
Por eso es importante que estés muy pendiente de los principales ladrones de tiempo, enemigos de la productividad. Y es que, para que conozcas un poco más de los efectos negativos que pueden tener en el trabajo, te contamos que estos ladrones reducen tu tiempo real en el trabajo considerablemente. Es posible que, de las 8 horas útiles, solo tengas unas 6 o 4. Estos distractores nos desconcentran, disminuyen los niveles de atención, nos retrasan y, por supuesto, nos alejan de nuestros objetivos.
Conoce a los principales ladrones de tiempo en el trabajo
Hay factores internos y externos que nos distraen de nuestras actividades. Dentro de los internos tenemos la tan famosa procrastinación, una condición inherente al individuo para «perder el tiempo», hacer todo menos lo que tiene que hacer. Influyen los hábitos, la responsabilidad, la desorganización, la falta de interés y apatía (si el trabajo no te gusta, no le pondrás el mismo empeño). Dentro de los factores externos nos encontramos con el tan odiado teléfono; las visitas (si trabajas en una recepción, por ejemplo); el correo electrónico; las reuniones; interrupciones; los servicios de mensajería y paquetería o los desplazamientos. Estos factores externos están fuera de tu control, y reducen tu rendimiento, pero puedes combatirlos.
Distracciones
Hay personas que se distraen con el simple aleteo de una mosca. Es así. Si perteneces a este grupo, en tus manos está el alejar las distracciones. Por ejemplo, no más WhatsApp ni demás redes sociales. Si hay una emergencia, es posible que, quien desee contactar contigo te llame por teléfono directamente. Así que te aconsejamos silenciar tus notificaciones y concentrarte únicamente en el trabajo. Ya podrás responder los 100 mensajes de tu grupo de pilates o de fútbol en tus descansos, a la hora de la comida o, simplemente, cuando estés en casa.
¿Y qué nos dices de los típicos test para saber qué tipo de tortilla de patatas eres según tu gusto musical? ¿O los que ponen a prueba tus conocimientos sobre tu serie favorita? Pasa de ellos. Lo mismo que deberías de hacer con los periódicos. A muchos nos gusta iniciar el día enterándonos de la actualidad y está bien. Pero redúcelo a tu momento de tomar café en casa o en tus descansos.
Interrupciones
La mayoría de la población es subordinada de alguien en el trabajo. Ya sea que se rinda cuentas directamente ante el jefe de la empresa o, simplemente, a un compañero que tiene mayor rango que nosotros. El problema es que nos vienen con más trabajo por encima del que ya tenemos, cosa lógica. Pero aquí es cuando debes de hablar y preguntar qué de todo lo que tienes pendiente es más importante, a qué debes de dar prioridad. Por no mencionar las interrupciones de «tareas o encargos especiales» que puedan pedirte.
Por ejemplo: ¿eres el único de la empresa que habla inglés y, además de tus funciones, tienes que atender llamadas, videoconferencias en otro idioma o traducir documentos? Sin duda son una pequeña interrupción que no te tomará más de unos minutos. Y después de atender estas cuestiones necesitas otros minutos para cambiar el chip y volver a retomar tus actividades.
También nos encontramos con algún compañero que necesita ayuda constante para alguna tarea. Ante estas situaciones, sé firme y comenta que, mientras estés trabajando a puerta cerrada, no pueden interrumpirte si no es estrictamente necesario. Casi todos, en algún momento puntual del mes tenemos más o menos trabajo. En la semana o semanas de más labor y que suelen ser por las mismas fechas, pide que te interrumpan lo menos posible.
Aquí también nos encontramos con las llamadas telefónicas, los servicios de mensajería o paquetería, la llegada de clientes (en caso de que desempeñes labores de recepción), o las salidas fuera de la empresa a correos o a alguna visita. Es cuando entra en juego tu capacidad de organización y multitarea. Si ya sabes que por la mañana es cuando más distracciones tienes, intenta realizar a esta hora del día las tareas más sencillas y que haces mecánicamente. Deja para la tarde lo que requiera toda tu concentración.
Desorganización y falta de concentración
La mala organización es responsable del bajo rendimiento de una persona dentro de una empresa. Si eres de los que tiene papeles por todos lados, te cuesta trabajo encontrar algún documento cuando te lo piden, entonces deberás tomar medidas. Existen múltiples técnicas de organización y, tal vez, deberías dedicar una jornada entera (o gran parte de ella) para dedicarte a las tareas de archivo, limpieza, etcétera.
Todos sabemos que cuanto más cansados estamos, menos rendimos. Si tu cansancio es físico, por las múltiples tareas que realizas a lo largo del día y que no se limitan a tu trabajo, implementa hábitos para descansar mejor. Marcha pronto a la cama, baja el ritmo en el gimnasio, etcétera. Si por el contrario, lo que tienes es estrés o tienes problemas personales, la falta de concentración irrumpirá en tu vida.
Si no estás estable emocionalmente, es muy difícil que logres sacar adelante tus tareas. Te recomendamos intentar con algún método anti estrés como meditación, yoga, alguna sesión de spa en casa y, si puedes permitírtelo, visita a un masajista. Si tus problemas van más allá, tal vez sea momento de consultar a un terapeuta. Recuerda que tu salud emocional es lo más importante.
