Con la evolución de la tecnología, muchas empresas han evaluado mejorar sus procesos productivos para trabajar de forma remota. De esta forma, se pueden adaptar de forma satisfactoria a problemas externos y reducirán gastos de mantenimiento de instalaciones o transporte de sus empleados. Además, ayudarán a mejorar la conciliación personal de los miembros del equipo y el rendimiento colectivo. ¡Conoce las mejores plataformas online que facilitarán el teletrabajo en tu empresa!
Mejores plataformas online que facilitarán el teletrabajo
En el mercado existe una gran variedad de plataformas que te ayudarán a mejorar la comunicación y gestión de las actividades de tu empresa.
Plataformas para organizar actividades y designar responsabilidades
Trello
Trello es una de las mejores plataformas online que facilitarán el teletrabajo de tu equipo gracias a su facilidad de uso y sus funcionalidades características del modelo Kanban. Por tal motivo, esta herramienta de trabajo es intuitiva y les permitirá a todos los miembros de tu empresa integrarse a las actividades. Además, te permitirá organizar las tareas por prioridad y desglosar los proyectos por medio de tableros, listas y tarjetas que simplificarán el desarrollo de las actividades.
De esta forma, en Trello podrás gestionar los proyectos de tu empresa en los diferentes tableros que ofrece. Igualmente, podrás dividirlos en diferentes listas en las que puedes agrupar las tareas por equipos o características y asignar responsabilidades en las tarjetas. En este sentido, la plataforma te permitirá gestionar de forma minuciosa todas las actividades necesarias y establecer los plazos máximos de entrega.
Además, en su versión gratuita esta plataforma te permitirá crear listas y tarjetas de forma ilimitada para una gestión óptima de tus proyectos. No obstante, solo podrás subir archivos de hasta 10 MB y crear hasta 10 tableros, pero tendrás la posibilidad de personalizarlos ilimitadamente.
Por otra parte, las versiones Business de $9,99 mensuales (aproximadamente €8,43) y la Empresarial de $17,50 mensuales (aproximadamente €14,75) te ofrecerán funciones avanzadas de personalización, soporte técnico personalizado, aplicaciones y tableros ilimitados. De igual forma, podrás subir archivos de hasta 250 MB.
Asana
Asana es una plataforma tradicional de gestión de actividades que te permitirá plantear las metas del equipo de forma dinámica. Para la administración de las actividades podrás crear proyectos y tareas específicas ordenadas de acuerdo a su prioridad. De esta forma, te permite proyectar y organizar las metas organizacionales integrando a los miembros del equipo y designando responsables de su cumplimiento.
Además, Asana es una de las plataformas online que facilitarán el teletrabajo con más años experiencia en el mercado, por lo que han ido perfeccionándose. De esta forma, sus funcionalidades se adaptan a la mayoría de los requerimientos de las empresas para ejecutar sus proyectos. Igualmente, te permitirá integrarla con otras plataformas como Drive para compartir archivos de interés y te permitirá visualizar los proyectos para evaluar los posibles riesgos.
Esta plataforma está disponible en 4 presentaciones:
- Básica que es gratuita hasta para 15 colaboradores.
- Premium por $13,49 (aproximadamente €11,39).
- Negocios por $30,49 (aproximadamente €25,74).
- Empresarial, que se adapta a los requerimientos empresariales.
Las versiones más avanzadas ofrecen funcionalidades extras como formularios, cronogramas, verificaciones soporte especializado e integración con otras plataformas como Salesforce.
Plataformas de comunicación y videoconferencias
Skype
Skype es una de las plataformas online que facilitarán el teletrabajo de tu empresa gracias a las funciones de comunicación que ofrece. En este sentido, podrás usar la plataforma para realizar videoconferencias y audioconferencias con hasta 50 miembros de tu equipo. Además, permite chatear y realizar llamadas a números de móviles y fijos, aunque en este caso se aplicarán comisiones.
De igual forma, esta plataforma permite grabar las reuniones para enviarle copias a miembros ausentes del equipo. Asimismo, tiene funciones especiales que permiten habilitar subtítulos o enviar mensajes durante las conferencias, realizar entrevistas y enviar archivos de interés para otros miembros. Además, puede ser usada en una gran variedad de dispositivos como ordenadores de sobremesa y portátiles, smartphone, tabletas o incluso Xbox. Además, se puede integrar a equipos que funcionen con Alexa.
Skype posee la versión empresarial Microsoft Teams con modalidades avanzadas de comunicación organizacional. En este sentido, permite realizar reuniones con hasta 10.000 personas e interactuar por medio del chat y la sincronización de archivos con material de interés. Para llamadas a números telefónicos, este servicio tiene un coste de aproximadamente €0,02/min para llamadas dentro de España y desde €0,024/min para otros países.
Slack
Slack es una de las mejores plataformas online que facilitarán el teletrabajo de tu empresa, ya que fue diseñada especialmente con este propósito. De esta forma, la plataforma te permitirá gestionar tus comunicaciones de forma eficiente y dinámica. Igualmente, podrás planificar, administrar y evaluar tus proyectos y compartir archivos y mensajes con indicaciones para los miembros de tu equipo.
Además, esta herramienta te permitirá trabajar en simultáneo en varios chats grupales para dar respuestas rápidas. Esta plataforma es considerada una alternativa para reemplazar los correos electrónicos, ya que permite clasificar los mensajes en canales, permitiendo tener una mayor organización. De igual forma, te permitirá enviar comunicados y debatir ideas de forma rápida y eficiente, siendo considerada una de las mejores alternativas para el teletrabajo.
Está disponible en 4 modalidades:
- Gratuita, que ofrece acceso limitado a los últimos 10.000 mensajes, 5 GB de almacenamiento e integración con 10 aplicaciones.
- Estándar para pequeñas y medianas empresas por $6,67/mes (€5,63/mes), permite integrar aplicaciones y tener acceso a los mensajes de forma ilimitada. Además, ofrece un almacenamiento de 10 GB por equipo.
- Plus para empresas grandes por $12,50/mes (€10,55/mes), tiene funciones similares a la versión Estándar, pero con 20 GB de almacenamiento por cada miembro del equipo.
- Red Empresarial para macro organizaciones por un precio variable y características similares a las versiones anteriores, pero con 1 TB de almacenamiento por cada usuario.
Todas las versiones ofrecen llamadas de voz y videoconferencias,
Plataformas para compartir archivos y material de trabajo
Google Drive
Google Drive es una de las plataformas online que facilitarán tu teletrabajo gracias a sus funciones y características. En este sentido, esta herramienta te permitirá guardar archivos y compartirlos con otros usuarios para que puedan analizarlos. Además, permite compartir archivos en una gran variedad de formatos y editarlos en línea de forma simultánea entre los miembros del equipo.
Para aprovechar sus beneficios puedes usarlo de forma individual y tendrás hasta 15 GB de almacenamiento por cuenta de forma gratuita. No obstante, podrás comprar 20 GB de espacio extra por €3/mes, 400 GB por €26,5/mes, 1 TB por €67/mes y hasta 16 TB por €1.068/mes.
De igual forma, puedes contratar los planes empresariales de G Suite y disfrutar de las aplicaciones de Google (14 en total) y un almacenamiento ilimitado. Los planes disponibles de G Suite son el Básico por $5,40/mes/usuario (aproximadamente €4), Negocio por $10,80/mes/usuario (aproximadamente €8,13) y Empresa por $25/mes/usuario (aproximadamente €18,83).
Dropbox
Dropbox es una herramienta práctica que te permitirá compartir archivos grandes con otros miembros de tu equipo. De esta forma, podrás compartir los adelantos de los proyectos o resguardar información importante para la empresa. Por tal motivo, es una de las plataformas online que facilitarán el teletrabajo al permitirte compartir archivos y sincronizar carpetas para que se actualicen los cambios.
Además, te permitirá enviar y guardar archivos en una gran variedad de formatos que podrán ser leídos desde cualquier ordenador y desde cualquier lugar. Igualmente, te permitirá organizar tus archivos de forma práctica para facilitar su ubicación en caso de necesitarlos rápidamente.
Entre los planes empresariales de Dropbox se encuentran:
- Profesional para personas por $16,58/mes (aproximadamente €14) que ofrece 3 TB de almacenamiento.
- Estándar para equipos por $12,50/mes/usuario (aproximadamente €10,55) que ofrece 5 TB de almacenamiento.
- Avanzada para equipos por $20/mes/usuario (aproximadamente €10,88) que ofrece un espacio de almacenamiento ilimitado.
- Empresa para equipos por un precio variado de acuerdo a las necesidades de la organización.
Entre cada una de las versiones puede variar la capacidad de transferencia, el cifrado y procesamiento de los datos y la integración con otras plataformas.
Plataforma de gestión de facturas
Factura Directa
Factura Directa es una de las mejores plataformas online que facilitarán el teletrabajo de tu empresa al simplificar la contabilidad y la gestión de impuestos. De esta forma, esta herramienta online te permitirá generar facturas y presupuestos, y automatizar descuentos y el envío del documento por correo electrónico.
Igualmente, permite personalizar las facturas con la información de la empresa y de los clientes, y clasificar los documentos por tipos de proveedores y clientes. Por otra parte, te permitirá codificar tus productos para facilitar la facturación y la realización de presupuestos. Además, podrás configurar los documentos para que se envíen de forma periódica en caso de clientes recurrentes.
Entre los planes disponibles de Factura Directa se encuentran:
- Básico, para pequeñas empresas, por €10+IVA/mes, el cual permite facturar hasta a 100 clientes por operaciones de hasta 25 tipos de productos.
- Avanzado, para medianas empresas, por €20+IVA/mes, el cual permite facturar de forma ilimitada por operaciones de compra o venta de productos ilimitados. Además, permitirá integrarse con otras plataformas y bancos.
- Total, para empresas medianas y grandes que quieren un control total de su contabilidad, por €40+IVA/mes, y permitirá integrarse con otras plataformas y bancos. Además, facilitará el proceso de facturación de forma ilimitada por operaciones de compra o venta de productos ilimitados.
Conclusión
Los avances tecnológicos han permitido desarrollar aplicaciones eficientes que permiten gestionar proyectos e integrar equipos de forma remota para cumplir metas colectivas. En este sentido, muchas empresas han adaptado sus actividades para desarrollarlas de forma remota sin poner en riesgo a sus empleados ante los riesgos por salir de sus casas. Además, permite reducir costes y aumentar la productividad gracias a las mejores plataformas online que facilitarán el teletrabajo al gestionar las comunicaciones y actividades.
