«Tengo una idea, pero, ¿cómo la gestiono?», es una de las preguntas que se hacen muchos emprendedores hoy en día. La inquietud no solo se reduce al desarrollo de la idea sino también en cómo coordinar a las personas que tendrá a su cargo para hacer el trabajo más eficiente y ver excelentes resultados. Afortunadamente y gracias a la tecnología, ahora es más fácil para las pequeñas y medianas empresas encontrar una manera de optimizar el trabajo. En este artículo descubre cuáles son las mejores plataformas de gestión de proyectos para que pongas en práctica esa gran idea de negocio que tienes en mente.
Mejores plataformas de gestión de proyectos
¿Qué es una plataforma de gestión de proyectos?
En España hay 2.860.755 Pymes. De esa cifra, la gran mayoría, el 55,98% pertenece a las Pyme sin asalariados, es decir, con autónomos dentro de su plantilla. El 37,92% pertenece a las microempresas con 1 a 9 trabajadores; el 5,09% a las pequeñas empresas que tienen de 10 a 49 trabajadores y el 0,85% a las medianas empresas. Solo un 0,17% pertenece a las grandes empresas de más de 250 trabajadores ¿Por qué hablamos de estadísticas? Porque gran parte del tejido empresarial que constituye nuestro país, viene de las Pymes y los autónomos. Y, como las grandes empresas, estos también necesitan gestionarse.
Las plataformas de gestión son una herramienta online que ayuda a las Pyme a organizar el trabajo del día a día. Así como las grandes empresas tienen softwares especializados de contabilidad, gestión de personal, de facturación, etcétera; las pequeñas y medianas empresas realizan toda su labor a través de estas plataformas de gestión.
Además, actualmente vivimos tiempos convulsos provocados por la crisis del Covid-19. Muchas empresas (incluso grandes empresas) se han adherido a la modalidad del teletrabajo, una recomendación del Gobierno para evitar contagios. Estas empresas también habrán tenido que buscar plataformas de gestión para tareas sencillas como, por ejemplo, controlar las horas de trabajo de los empleados. Y es que en las plataformas de gestión se puede hacer prácticamente de todo. Desde asignar tareas o proyectos a los empleados hasta intercambiar mensajes para evitar los molestos correos electrónicos que saturan la bandeja de entrada.
¿Qué beneficios tienen las plataformas de gestión de proyectos?
Cuando de trabajar desde casa se trata no solo trabajamos con la plataforma de gestión. Dependiendo de cuál sea nuestra actividad profesional, utilizaremos aplicaciones o algún software específico que así lo requiera el trabajo. La ventaja de estas plataformas de gestión, es que permiten vincular varias de estas aplicaciones en un solo lugar.
¿Más beneficios? Bueno, gracias a las plataformas de gestión se puede organizar mucha información, asignar tareas a los miembros de un equipo de trabajo y dar seguimiento a esas tareas; hacer comentarios, sugerencias… estas plataformas ayudan a mejorar la productividad de la empresa y sus empleados.
Los resultados de usar plataformas de gestión son tan buenos que no solo las utilizan las Pyme sino también grandes empresas de la talla de Google en la informática; Hootsuite y Pinterest en redes sociales; L’Oréal y Lush en el campo de la cosmética y Costco para alimentación.
Descubre las mejores plataformas de gestión de proyectos
Asana
Asana es una plataforma de gestión de proyectos que te permite estar sincronizado, cumplir con los plazos de entrega y alcanzar los objetivos de tu negocio. Esta plataforma te permite planificar paso a paso todas las tareas que necesitas realizar y organizar los detalles de tu trabajo. Todo al alcance de un click.
Las plataformas de gestión funcionan con tableros y Asana no es una excepción. Estos tableros permiten organizar el trabajo como si fueran las notas rápidas de tu móvil y se pueden mover en diferentes columnas para que la visualización de las tareas sea más fácil. Desde este tablero podrás ir creando proyectos, agregar tareas a cada proyecto, asignarlas a miembros específicos de tu equipo de trabajo y llevar un seguimiento de ellas.
Asana incluye la función «cronograma» para cumplir con los plazos de entrega. Además, es posible transformar hojas de cálculo de Excel o Google Docs en cronogramas ¿otras ventajas? Se pueden vincular más de 100 aplicaciones distintas como Microsoft Teams, Adobe Creative Cloud, Office 365, Gmail, Calendario de Google y un largo etcétera.
Trello
Una de las mejores plataformas de gestión de proyectos es Trello. Trello es una herramienta multifuncional que no solo permite realizar proyectos sino hasta planificar las vacaciones familiares. Trello se organiza por tarjetas que se arrastran fácilmente de una columna a otra. Por ejemplo, puedes crear y asignar una tarjeta a un miembro del equipo. Después esa tarjeta se mueve a una columna intermedia cuando el trabajo está en proceso y a una tercera columna, columna final, que es cuando la tarea ya ha sido concluida.
Cada tarjeta puede contener datos específicos para su realización. Fecha de entrega, características de lo que se desea y una Checklist que el trabajador deberá puntuar, a modo de evaluación, para saber si ha cumplido con todos los puntos que se habían asignado a esa tarea.
Además de que se pueden asignar plazos de vencimiento y comentarios entre el equipo, Trello incluye a Butler, un robot que agiliza y optimiza el trabajo. Por ejemplo Butler puede ayudarte a crear botones personalizados en las tarjetas y tableros, a manejar los comandos del calendario y fecha de vencimiento… Otra de las funcionalidades de Trello es que puedes crear campañas de marketing desde la plataforma
Otra cosa que hace de Trello una de las mejores plataformas es que está conectada a varias aplicaciones a la vez con Power-Up que convierte los tableros de Trello en aplicaciones. Algunas son: Google Drive, Dropbox, Evernote, Map… ¿No es suficiente? Trello puede acompañarte a todas partes gracias a su versión para móviles descargable en las tiendas de Android e iOs.
Wrike
Wrike es otra poderosa herramienta cuando de gestionar tu negocio se trata. Con Wrike podrás conectar a todos los miembros de tu empresa creando una especie de megacentro que te permitirá trabajar con más fácilidad. En Wrike puedes tener equipos creativos, de marketing, comerciales y gestores de proyectos que no solo potenciarán tu proyecto sino que los resultados serán del agrado de tus clientes.
Esta plataforma incluye Wrike Analyze que te permite hacer un seguimiento en tiempo real de los datos y resultados del proyecto. También es posible trabajar en modo colaborativo con distintos documentos alojados en la plataforma (sin necesidad de que te descargues como adjunto algún archivo) en PDF, JPG, PNG, etc; para que, hechos los cambios, sea más fácil que revises cómo va el trabajo del personal.
Wrike además trabaja con el diagrama de Gantt una herramienta gráfica para visualizar el tiempo de trabajo previsto para cada tarea y, efectivamente saber, en tiempo real, si esas tareas se encuentran en proceso o si ya han sido terminadas con éxito.
