Entendemos por gestión de proyectos la implantación de conocimientos, capacidades, herramientas, métodos y técnicas a todas aquellas actividades de las que se componen los proyectos. Como te podrás imaginar, la finalidad de dicha gestión es alcanzar unos objetivos determinados y, por ello, es interesante utilizar metodologías ágiles para gestión de proyectos para así poder lograrlos.
Para poder desarrollar un proyecto de una forma satisfactoria, es necesario prestar atención a tres variables básicas:
- Costes: ¿qué presupuesto se ha asignado para dicho proyecto y cuál es su disponibilidad?
- Tiempo: ¿cuál es el deadline y de qué plazo disponemos?
- Alcance: ¿qué objetivos se pretenden alcanzar a través del proyecto?
¿De qué forma podemos trabajar para respetar cada una de las anteriores directrices durante el desarrollo del trabajo para obtener unos resultados satisfactorios? Desde esta perspectiva surgen dos tipos de herramientas metodológicas: aquellas que son ágiles, y aquellas que son predictivas.
Metodologías ágiles y predictivas: Qué son
Durante mucho tiempo, las empresas se han basado en metodologías predictivas, según las cuales, partían de unos objetivos claramente determinados y construían los procesos en base a ellos. En el pasado, la documentación de los proyectos tenía un gran peso en la gestión y configuraba una planificación rígida durante la fase inicial del desarrollo.
Sin embargo, esta perspectiva ha ido evolucionando a través del tiempo para adaptarse a un entorno cada vez más dinámico. Poco a poco ha ido emergiendo una perspectiva más flexible que permitía un mayor margen de maniobra a sus componentes con el fin de incrementar su capacidad de adaptación.
¿Qué son las metodologías ágiles?
En este contexto aparecen las metodologías ágiles, prestando especial atención a los costes y a los plazos, y basándose en cuatro premisas básicas:
- Orientación al individuo social: se dota de mayor protagonismo a los individuos que forman parte del proyecto y a las interacciones que éstos establecen tanto con los instrumentos empleados como con los procedimientos.
- Perspectiva práctica: el papel de la documentación pasa a ocupar un segundo plano y toman mayor relevancia aspectos más prácticos. Por ejemplo, es preferible que exista un software eficaz a que exista una documentación extensa.
- La colaboración se convierte en la pieza clave: con las metodologías ágiles adquiere un especial relieve el fortalecimiento de lazos entre el equipo de trabajo. Estos de hecho, se capitalizan en pos de la negociación contractual.
- Visión fluida: la flexibilidad se convierte en el concepto clave y se convierte en el principio regio del project management. Absolutamente todo dentro del sistema de trabajo debe estar orientado a fortalecer la capacidad de respuesta ante los cambios que puedan producirse en la planificación inicial.
Ventajas e inconvenientes de las metodologías ágiles
Las metodologías ágiles han revolucionado el mundo del project management, precisamente porque aportan una gran cantidad de benficios:
- Mayor libertad de acción: La clave de las metodologías ágiles reside en la ausencia de objetivos cerrados. De alguna manera, los proyectos se convierten en algo orgánico que es capaz de adaptarse a un entorno también vivo. De esta forma, la capacidad de previsión y reacción se incrementa, dotando al cuerpo de trabajo de un mayor potencial y precisión.
- La planificación crece y madura, del mismo modo que lo hace el proyecto: Al no cerrarse tras la fase inicial, la planificación del proyecto no llega a configurar un bloque rígido, como ocurría con las metodologías predictivas. Al contrario, va experimentando un desarrollo expansivo, donde las experiencias de grupo y la retroalimentación con el propio entorno incrementan su valor.
- Menor incidencia de errores: El análisis continuado y la búsqueda de alternativas constante deriva en una agilización de todos los procedimientos y un incremento de la capacidad de observación. Como consecuencia el equipo de trabajo puede detectar los errores del proyecto con una mayor antelación, corrigiéndolos en un lapso de tiempo muy limitado.
- Menor presión y rigidez en los objetivos a largo plazo: Este tipo de metodologías están orientadas especialmente a aquellos proyectos empresariales en los cuales las metas están ciertamente difusas. De alguna manera, las metas también se convierten en algo dinámico que se va descubriendo a medida que se avanza en el trayecto hacia ellas. En muchos casos los propios proyectos pueden desembocar en nuevas perspectivas de mercado que abran nuevos horizones, estableciendo nuevos objetivos en un futuro más lejano.
- Comunicación más efectiva: El dinamismo que exigen las metodologías ágiles repercute en una mejora sistemática de la comunicación entre los departamentos que integran la organización, los equipos y colaboradores. Existe una comunicación más horizontal donde las ideas que puedan aportar todos los componentes tienen cierto impacto y aportan nuevas líneas de pensamiento.
Desventajas de las metodologías ágiles
- Pérdida de seguridad: Al existir una visión más difusa y abierta con respecto a la planificación y los objetivos también se da un incremento de la incertidumbre que a veces puede dificultar la gestión de proyectos.
- Los proyectos se hacen más largos: Al no existir una frontera concreta y delimitada, pueden alargarse en el tiempo mucho más de lo que podría parecer razonable. Esto da lugar a unas mayores necesidades de deliberación y discusión que a veces pueden desgastar a los equipos.
- La división de opiniones incrementa los conflictos: La mayor interacción y participación de los integrantes y los procesos constantes de comunicación abierta pueden aumentar los conflictos.
- Incremento de la dependencia: Al exigir una implicación mayor, algunos miembros del equipo se convierten en piezas claves para el desarrollo de los procesos. Si se produce la ausencia de uno de ellos, pueden provocarse graves conflictos en la organización interna y desestabilizar el proyecto.
Algunos de los sistemas ágiles más habituales son Scrum, Extreme Programming (XP), Kanban, o Agil Unified Process. Cada una de estas modalidades pone el acento en diferentes rasgos anteriormente expuestos. Como puedes ver existe infinidad de posibilidades para potenciar y experimentar con las metodologías ágiles.
